På vårt kontorsted i Moss er det nå ledig et 100 % vikariat som dokumentforvalter (førstekonsulent), med en varighet på 12 måneder med mulighet for forlengelse. Vi søker deg som ser viktigheten av å sikre informasjon for nåtiden og ettertiden. Du trives med rutineoppgaver, kan jobbe selvstendig og er løsningsorientert.
Dokumentforvaltning er den største avdelingen hos Statsforvalterens fellestjenester (STAF). Avdelingen drifter arkivene på vegne av statsforvalterne. Det er viktig for oss å jobbe for sammenhengende tjenester for våre brukere, der brukervennlighet og hensyn til bevaring av viktig dokumentasjon har like mye betydning.
Avdelingen skal også være en pådriver for en mer helhetlig digital offentlig sektor og samarbeider med mange sentrale premissleverandører om bedre løsninger for digital post og utveksling av dokumenter. Vi har kontorsteder flere steder i landet. Vi samarbeider mye digitalt via Teams og benytter i dag sak- og arkivsystemene Elements og Documaster.
STAF er en arbeidsplass hvor vi legger til rette for kompetanseheving og faglig utvikling. For å høre mer om hvordan det er å jobbe i STAF, trykk her for å se vår rekrutteringsfilm eller gå inn på www.staf.no
Det er ønskelig med snarlig tiltredelse.
Arbeidsoppgaver
Åpning, skanning og registrering av inngående post
Kvalitetssikring i sak- og arkivsystemene
Kontroll og publisering av offentlig postjournal
Brukerstøtte
Andre oppgaver ved behov
Kvalifikasjonskrav
Videregående skole eller fullført fagbrev innen kontor og administrasjon
Relevant erfaring fra arkiv/dokumentforvaltning i offentlig forvaltning
God generell IT forståelse og kompetanse
God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
Ønskelige kvalifikasjoner
Erfaring fra arbeid med sak- og arkivsystemet Elements og Documaster
God kjennskap til offentlig forvaltning
Personlige egenskaper
Når du jobber som dokumentforvalter hos oss er det viktig at du er positiv og endringsvillig. Du trives med strukturert arbeid, kan jobbe selvstendig og har god arbeidskapasitet. Du er løsningsorientert og initiativrik. Videre har du gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. Personlig egnethet vektlegges.
Vi tilbyr
mulighet til å jobbe med viktige samfunnsoppgaver
et godt arbeidsmiljø med en stor vilje til å skape noe sammen
en fleksibel arbeidshverdag, med fleksitidsordning, sommer- og vintertid
trening i arbeidstiden
universelt utformet lokaler, og vi legger forholdene til rette for personer med nedsatt funksjonsevne
mulighet for hjemmekontor
gode pensjons-, og forsikringsordninger gjennom Statens pensjonskasse
Stillingen lønnes som førstekonsulent i stillingskode 1408. Lønnen er plassert i lønnsspenn kr 510 000 – 580 000 avhengig av kvalifikasjoner. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens pensjonskasse. Det er 6 måneders prøvetid.
Vi mener mangfold er en styrke som fører til enda bedre oppgaveløsninger. Derfor har vi medarbeidere med ulik kompetanse, fagkombinasjoner og livserfaring. Vi oppfordrer deg til å krysse av i jobbportalen om du har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det.
Generelle opplysninger
Vi gjør oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort, selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på offentlig søkerliste. Søkeren blir varslet dersom reservasjonen ikke blir imøtekommet, jf. Offentleglova § 25. Frem til søknadsfristen kan du ta kontakt med oss uten at navnet ditt blir registrert.
Kontaktpersoner for stillingen
Eline Terjesen
rådgiver
+4791124772
eline.terjesen@statsforvalteren.no
Grace Cecilie Nilsen
seksjonssjef
grace.cecilie.nilsen@statsforvalteren.no
Om bedriften
Statsforvalterens fellestjenester (STAF) utvikler og leverer digitale og administrative tjenester for statsforvalterne. Vårt mål er å gi innbyggerne bedre, tryggere og mer tilgjengelige tjenester i hverdagen. Gjennom våre løsninger har vi vært sentrale i håndteringen av samfunnskritiske oppgaver som
oversikt over covid-19-utstyr under pandemien
raskere saksbehandling av klagesaker på økonomisk sosialhjelp
sikker økonomisk rapportering for politiske partier
styrking av informasjonssikkerheten og beskytte sensitiv data om befolkningen
I tillegg leverer vi alt av IT-utstyr og -infrastruktur til statsforvalterne. Vi gjennomfører anskaffelser og drifter arkivet deres, og sikrer at de har de nødvendige verktøyene for å utføre sitt samfunnsoppdrag på best mulig måte.
STAF er underlagt Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD).Vi har vårt hovedkontor i Arendal, og våre 200 ansatte jobber på 17 kontorsteder over hele landet.